OA办公系统选型必读

OA办公系统选型和ERP企业管理软件选型比起来,说难好似不难,实则也并不简单。企业在选型过程中,切勿犯这些常见的错误。

  1、轻信方案

企业在选购OA办公系统时,会向厂商索取产品白皮书、解决方案或PPT之类的介绍资料,以便全面的了解产品。这件事本身没有错,但如果你完全相信这些方案,那么就可能犯下大错。

这是因为,方案书是厂商精心编辑、润色出来的,它只是一种“广告”,描述的是一种“完美”的系统和应用,性能强大,无所不能。但实际上,这些方案书中的很多内容都是理想化的。

因此,看方案需要理性,别被表面的漂亮所迷惑,而要认清其中的浮夸、牵强和务虚。如果一个方案通篇大谈什么管理理念或理论,却对自己的产品简要略过,那就更要小心。

  2、不充分对比试用

不要完全相信方案,那么相信什么呢?产品。只有认真的研究、测试产品,才是了解一个产品最有效、最直接的办法。

俗话说:不怕不识货,就怕货比货。即使你以前对OA办公系统完全不了解,通过对几个系统的对比试用,也会发现细节上的差别,知道哪个更好用,哪个更适合自己。

同时,选型者必须带着目的和问题去试用,这样才有针对性,才能和自己的需求相匹配。可能有的系统看起来不错,却并不适合自己。

  3、忽视系统的关键性能

很多人只重视OA办公系统的功能是否满足需要,却对系统的性能非常忽略,导致系统使用后才发现很多问题,但为时已晚。

什么是性能呢?主要包括安全性、易用性、开放性、智能性等。市场上有一些低端的OA办公系统,看起来功能齐全,但实际上性能很差,根本不能长期使用。

  4、对后期成本估计不足

OA办公系统不是一次性投资,而是一个持续的投资过程,除非你采购系统后,对系统不做任何的改动,也不需要任何服务。对某些企业来说,系统使用的后期成本都可能会超过采购成本,这都是正常现象。

会有哪些后期成本呢?主要是实施的成本、二次开发的成本、增加用户账号的成本,以及正常服务的成本。中国企业交纳服务费的意识非常淡薄,因此主要成本还是集中在前几项。

对选型者来说,必须清楚的了解这几项成本的构成,以及收费方式,提前做好预案和准备,否则当后期厂商提出收费的时候,就会非常被动。

说完了这几个常犯的错误:犯错不怕,就怕不知道错在哪里,不知道如何改正。任何人都会犯错,只要做好计划,做好预案,就会把错误控制在可控的范围内,不会给自己、给企业带来不可挽回的损失。