企业办公发展的四个阶段

将企业办公应用移动平台化,企业办公可以彻底改变现有的信息传递方式。以往的固定的企业信息管理升级至如今处于移动平台之下,办公人员则可以在任何时间、任何地点处理与业务相关的任何事情,也正是想要达到的“3A”办公。这种办公模式的革新可以让办公人员不必在乎时间和空间的限制,这样就可以使企业内部信息互相传输效率提高,帮助职工之间协同工作,完全摆脱时间与空间的限制,可以使企业内部信息传递高效且通畅,员工内部协同工作将更加高效,整体管理也将更加迅速。利用移动终端的便携性和易用性,建立终端与电脑互通的企业办公应用系统,随时随地完成公司管理和信息传递,必然可以有效地提高企业或者政府的效益。

在提高效益之外,移动办公的发展可以帮助处理突发性事件,加快对应急性时间的处理速度。对于企业来说,一些必须时刻关注市场行情变化的诸如期货行业、证券行业等对企业整体反应速度以及决策实施效率都有极高要求的企业选择实施移动平台企业应用将会对企业自身有着不可估量的效益提升;而摆脱必须固定环境固定设备上办公的束缚,则可以使一些诸如零售业物流业的企业完成更好的信息传递效率。除了企业之外,政府职能部门使用移动平台办公之后,对于重大应急事件如地震、流行病的应对,对于相关政策的下达和实施都有了极大地提高。综上所述,这对于社会的任何形式的办公环境来说都是急需发展的目标。

企业应用的发展主要推动力在于企业内部工作流程管理理念的发展革新以及时代进步科技创新所带来的技术支持,企业办公应用的理念也是在一步步不断完善的。通信技术的创新推动着企业办公应用的发展,企业的办公应用主要经历了以下四个阶段。

第一阶段,计算机并未进入办公室。办公人员面对的文本,报表,统计材料都是以成堆的纸质形式呈现在他们的面前。这些材料阅读起来非常麻烦,不易复制,保存和迁移。于是,如何将山一般高的纸质材料妥善存储则成了企业办公革新的第一目的。

第二阶段,办公人员的迫切需求导致计算机的引进。计算机的引入使得使用数据存储系统便可以大大节省之前纸质材料的保存维护费用。更进一步的,采用了电脑的用户界面系统,可以大大提升浏览材料的效率。这对办公人员有着莫大的帮助,也使计算机真正走入了办公室。

第三阶段,大约在上个世纪70年代末,已经可以实现基本的办公自动化以及任务批处理功能。在这段时间,网络已经诞生,网络互联的应用并不非常普及,相对的当时的网络功能也非常薄弱。大多数的软件系统被设计成只负责处理单种任务。任务和任务之间的协作和交流仍然需要人与人之间的组织协作。

第四阶段,随着计算机网络技术的发展,计算机软件的设计从集中式处理任务向分布式协作处理任务发展。在这种趋势下,人们可以不必单单专注于单个任务,而是可以从更高层的系统上进行建模。这时候的办公系统已经能够对应不同的应用需求的变化作出合适的反应。对组织机构内部的工作流的管理,是这一阶段企业办公系统的最大特征。

由此看来计算机和网络的技术革新使得办公应用系统能够根据不同企业不同需求完成更加复杂的任务。无论是降低消息传递成本,还是加速企业上下消息传递速率,还是让企业上层管理者能够更好地完成对企业基层人员的管理,新的计算机网络技术都扮演着奠基者的角色。从以上两个部分可以看出,当今企业办公应用的发展趋势是将企业办公应用置于在急速发展的计算机以及计算机网络技术的帮助下帮助企业员工职工完成消息传递、知识共享、组织协作、提高效能的工作的位置。当前国内企业办公信息系统普及率已经很高,但从应用的实际状况和应用的基本需求来看,现有的办公系统存在一些普遍的问题:

 1.桌面办公:虽然企业办公系统将桌面的纸上办公转交到PC机上的办公一部分增加了办公的效率,也使办公环境不需要在自己的办公室,可以在任何布置有电脑的地方进行办公,但是这也导致了没有在桌面之前便不能办公的办公环境局限性。只是将纸质数据公文转为电子数据以及公文还不能完全的脱离桌面办公的范围。如何能够在任何时间任何地点处理与业务相关的任何事情将是摆脱桌面办公的目标所在,也必然是企业办公应用的发展方向所在。

 2.应用孤立:目前一些企业办公系统没有注意到和企业其他应用或者其他工具结合,导致难以与其他业务系统或者信息交流系统紧密集成。这种情况导致企业办公系统与其他业务系统相互孤立,导致管理分散,信息难以共享。这种系统通常会导致该应用系统在企业内部应用范围越来越窄,应用日趋减少;虽然有些业务也需要在该系统下执行,但是除此之外企业员工也不愿意使用一个不能给自己团队或者部门带来实际帮助的系统。这类系统通常就会被孤立起来,变成仅仅是管理下的“僵尸系统”。

3.效率低下:目前一些企业由于办公环境的不同,人员组织庞大复杂,导致信息从组织末端向上传递的效率低下。如零售行业的企业需要将最末端的如库存数据,销售情况,商品价格波动情况向组织上游传输。零售市场变化极快,企业组织机构或者管理流程不够成熟,使得企业在市场变化时敏感性不足,对于发展方向的决策便受到影响,由此便降低企业效益,阻碍企业良好发展。

以上三点是最为主要的各企业办公信息系统的缺陷所在,但如今,互联网的崛起带动了移动终端的互联网应用化。二者随着各自技术的发展前进而相互更加紧密的结合。在中国,移动互联网的用户市场正在不断发展壮大。由此我们可见,移动互联网的市场前景还具有相当大的潜力。知名互联网公司易观国际的易观智库研究分析2014年底中国移动互联网市场规模可达3000个亿,移动互联网用户超过5亿。随着3G业务的持续开展,移动终端和互联网相结合所发展出来的移动互联网产物便越加纷繁复杂,人们对于这个并不新鲜的工具的新的用法便会越发依赖。移动终端所提供的互联网服务如今也不仅仅包括初步的面向个人的诸如网上银行,手机支付等业务,也包括面向企业能够提高企业整体效率的企业业务。