被中小企业忽略的管理秩序

几年前,听到一个关于软件的笑话:

一位销售员卖了一套软件给一家公司。几个月后,他满怀信心地再去那公司拜访,却看到软件原封未动,心中感到十分惊奇。便问道:“是有什么不对吗?”“一点也没有,”总经理说,“产量增加,效率提高!”“究竟是怎么回事?”“每天早晨,我警告职员说,假如你们不刻苦工作,加倍努力,那套软件就会取代你们!” 

显然,软件这种特殊应用方式并不常见,但也道出了一般企业应用软件的主要目的,对于短期产量和效率提升的追求,十分明确,特别在中小企业,这种倾向更加明显。然而,中小往往忽略了软件业能为他们带来最需要的秩序,带给他们长期,持续的发展。

《科学投资》研究显示,我国的中小企业平均寿命2.9年,每年有近100万家企业倒闭。

“船小好调头”,被多数管理者和学者公认为是中小企业最大的竞争优势。中小企业市场反应更快,也更善于把握机遇。另一方面,中小企业基础更为薄弱,抗风险能力相对较低。这些风险既有来自外部市场,也有来自企业内部管理。而这些风险往往给企业带来巨大的创伤,或者毁灭。

中小企业管理现状

目前,我国中小企业管理存在最大的缺陷,一是“拍脑袋式”的管理占据主要地位,缺乏规范化、标准的管理制度和执行;二是,责、权、利不清晰。

企业管理制度是企业员工共同须遵守的规定和准则的总称,并在执行过程中不断给予完善和创新,提升企业的运转效能。规范化、标准化的企业管理制度,可让企业各部门获得横向的协调并实现互相监控,并且为企业提供了抵御风险的系统保障。而在中小企业内部,更多的是应用关系管理,即人管人,而非制度管人,管理中人为因素较多。这也许是中小企业灵活管理的一个特色,然而这种缺乏原则与评判标准的灵活,牵绊了中小企业持续、长远的发展,也为中小企业埋下两个隐患:

失去原则性的“拍脑袋式”管理,给执行者留下较大的操作空间:缺少一体化的制度设计,执行者也缺少一个可依据的标准,,不确定性也较多,在执行者有意或者无意中,容易让执行结果偏离企业目标,给企业带来损失。举例来说,为了能够快速应对市场需求,业务部门相对拥有较大的权利。而业务部门在面对订单时,往往以业绩考虑,而忽略了企业的实际利润。不经过采购部门、生产部门、财务部门审单,以低价争夺订单。常常造成企业要么订单亏损,要么质量上打折扣,使企业陷入信誉危机,长远发展没有保障。

企业对员工的绩效考核失去标准:最重要的考核标准来自于上司对员工的个人评价。这样的后果,一是不准确,上司无法判断员工的方方面面,二是不公平,绩效考核可能加入感情因素,不能完全按照业绩考核,优秀员工因为得不到公平的对待而离开,使得企业发生劣币驱逐良币的事件。

责、权、利不清的现象存在于我国很多的企业中,中小企业尤甚。中小企业为了压缩成本,常常一人身兼数职,或者一个工作多人负责。前者容易造成灰色地带,为企业带来隐患,譬如,生产主管兼管采购,使采购成本上升。后者则影响企业效率,每个人都能负责,而每个人都不原意负责,产生责任推诿。

这些问题产生的根源在于,中小企业将生存作为第一目的!基于这样的目的,中小企业管理往往首要考虑成本和灵活性。对关系企业长远发展的组织架构和规范、标准化的企业管理制度,关注甚少,即便是有,常常也难以得到有效、强有力的执行。而这正是管理软件所擅长的,管理软件的原理,就是将管理思想和制度固化在系统,分清各个岗位的职责,建立标准化、规范化的流程和制度,防范经营风险。同时反馈各种事前、事中、事后的数据,有效提升了企业的决策准确性与反应速度。

软件对于中小企业的价值

管理软件,特别是ERP软件价值,不仅是上面故事中老板所认识,提升企业的管理效率,。而且能为企业建立一套标准化、规范化的管理秩序,保障企业长远发展。可以说ERP软件包含了企业所有的管理体系,主要体现在:

管人:软件系统可以帮助企业实现对人力资源的合理调配及工作职责划分。根据企业的实际情况,系统严格分配了各个岗位的职责以及对应权限,保证各个岗位严格按照公司的规范和流程执行,事情以正确的方式被正确的执行。例如,在之前业务部门的案例,以正航ERP的T357套件为例,在软件系统中可分别赋予公司各部门对各单据相应的新增、修改、审批、查阅、打印、关闭、贴附档等诸多控制权限。业务部门在接获订单的同时,业务部门就可以通过历史数据分析,预估订单利润或者主导报价。同时系统在对各数据进行分析计算后,将根据预先设置的人员组织结构图、管理控管条件以及人员权限执掌信息,自动将执行结果发送给相关部门的具体责任人。同时,系统可以通过如提醒精灵或者各类工作进度追踪报表,对各责任人员的工作完成进度进行提醒与监督。大大提升企业对订单的反应速度,提升客户忠诚度。更重要的是,通过分析各个员工的工作流程和数据所产生的各种分析报表,为企业领导者提供了详尽的员工绩效分析报表,为企业建立了科学的、规范化的绩效体系。

管事:软件系统可以帮助中小企业掌握各项运作流程的过程信息,并可根据预先设定的各种控管参数为用户及时做出各种信息反馈。如各部门在第一时间了解原材料、半成品、产成品库存状况,清楚掌握采购、生产、销售的进度,以便管理者对此做出掌控,从而做出合理的管理决策。对于采购流程来说,软件系统可以帮助企业全程跟踪、控制采购进程,稳定企业的供应商队伍,既提高了企业的采购质量,同时也及时有效地支持生产。生产方面,从生产制令生成到生产过程的原材料消耗、在制库存、产品完工入库等,可以进行全程严密控制,实时掌握当前生产状况,解决企业生产绩效评估困难,生产进度不明,在制品库存不清等生产问题。销售方面,可快速了解产品成本状况、库存状况、生产完工状况、发货状况等,帮助企业建立快速的市场反应机制。在正航T357系统中,还可通过流程窗功能,直接从销售订单追溯出所有与此单据相关联的发生单据。如采购、进货、验收、生产、出货等各项单据,让管理者清楚了解每件事情的前因后果。

管物:软件系统不仅监管企业的固定设备、库存状况、生产过程中的在制品、在制余料等。并且可监控企业的资金往来状况、交易状况、客户厂商交易信用控制等。帮助企业高效运转资金流和物流,提高企业资本产出效率。举例来说,没有软件系统的中小企业,由于没有预算聘请高级的会计师或者核算师,可能很难掌控企业实际每个月各项目的资金周转率,也很难核算企业各项目的资金报酬率,对于企业利润的认识,也只能仅仅停留在每个月的总毛利和净利,无法准确了解各经营项目或者产品的准确资金运作状况,为企业经营决策与资金运作埋下潜在隐患。

管理软件,是为管理服务的,而它恰恰隐含了一个最重要的管理核心,以数据的形式,记录企业的每一个细节,并将规范化的管理制度固化在程序中,帮助管理者建立一个有序的管理环境。

中小企业应该怎样利用软件

近几年来,中小企业对于ERP之类的管理软件的应用需求蓬勃发展,大部分中小企业都意识到软件对于企业发展的重要性。但出于中小企业自身求生存的天性,多数中小企业应用软件最大的目的,还是在于照顾短期的追求——提升作业效率,即手工作业向电算化的转化的过程。实际上,对于中小企业,提升工作效率和创建有序的管理环境是可以兼顾的。而他们需要做到的,就是要正确认识软件的价值和正确应用软件。

正确认识软件的价值:对于大型企业而言,软件对其最重要的作用,就是通过规范管理、加快信息反馈,从而大大降低管理成本与各种经营成本。而对于中小企业,软件对企业管理的规范,更加重要,因为这关系到企业的未来。人们常讲,中小企业管理有三重境界,第一层境界是企业管理规范化;第二层境界是企业管理标准化;第三层境界是企业管理信息化。而ERP等管理软件的价值,既是中小企业最终的目标,也是帮助中小企业建立管理标准化和规范化的工具。

正确应用软件:中小企业常常模糊的认为,自身是一个成长中的企业,存在比较多的个性化管理特性,所以在选择软件产品的时候,总是要求产品能够完全按照自身的管理流程和特点来架构,满足自身现有的所有应用需求。但反过来想,中小企业自身的管理模式并不是很成熟,存在很大的改善空间,一味要求软件去迁就流程,岂不是将手工流程在计算机上模拟一遍,“穿新鞋,走老路”。对于中小企业管理而言,只是提高了作业效率,没有起到规范管理的附加值。其实,对于多数管理软件而言,都是融入了先进的管理思想,以及众多用户的管理实践,其管理经验是十分值得借鉴。以正航软件中小企业ERP产品T357而言,是经过16年,6万用户管理实践的积淀,。它不仅能够帮助中小企业建立一个信息化的管理环境,提升管理效率和市场反应速度,获得即期的管理效益,也帮助中小企业提升管理规范性,获得长远发展的保障。

“船小好调头”是中小企业的突出竞争优势,然而小船也缺少抵御风浪的能力。弥补之策:一是要增强预测气象的能力,二是练就一身掌控小船的本领,让小船在汪洋大海中快速、稳定的航行,而这正是管理软件之所长的。