项目管理系统的应用,随时掌握项目进度

项目管理(Project Management)在于达成企业项目目标,从营运方面销售前活动、销售中行为、售后服务等依各产业的不同,皆有不同的项目启动,而项目的确实执行、快速的回报、完整的结案也是企业执行项目管理的最终目标;良好的项目管理若能经由具有经验的项目经理再配合良好的项目管理系统工具(Project Management System),则能将项目管理标准化,达到经验分享,节省项目时长及降低项目成本效果。

要确实完成项目,制定项目目标绝对是最重要的第一步。此项目目标必须控管「成本与质量」两大重点,亦即在设定项目目标是能够为企业带来效益、降低作业成本。项目成立必须完整的记录项目计划名称、项目时长、项目经理人、项目工作人员、项目工作内容、各工作完工时间及未来追踪跟进的完整信息。

确立目标规划后要将计划的内容付诸行动「项目启动」,亦即将项目计划转化为项目工作并且发布出去;此时项目管理系统(Project Management System)就显得相当重要,项目管理系统必须具有以下元素:

随时掌握项目进度

良好的项目管理系统要能架构在web上且具有实时性特色,项目经理能随时随地掌握项目进度,快速调度项目作业状况。

自动化项目工作分派

系统能自动将项目转发为各工作并转发给各工作负责人员,无须再人工操作转发。减少人工操作的loading及降低错误率,透过系统的整合通知能够提高作业效率,确实提高项目的完成率,「一对多的工作交办,多对一的完工回报」,并搭配无线上网移动电话及笔记本电脑,能够随时随地的进行项目作业记录,项目经理能够快速掌握项目进度。

实施步骤:

项目甘特图追踪

项目经理在总览所有项目工作时,透过《项目甘特图》能用图形化的接口检视全部的工作,并且能直接展开工作内容,针对想看的工作回报,或是负责人员的工作回报,同时可以直接改变工作完工时间,随时调整项目工作时间排程。

个人工作中心

当项目发布工作给执行人员,所有的执行人员会获得通知并且透过PM系统展开个人的工作,每位员工可以在《个人工作中心》检视自己负责的工作项目,可以实时检视负责工作是否「开工、进行中、完工」等状态,并对工作进度的回报详实记录,追踪历史轨迹、同时亦可以将项目的工作经验分享给其他指定的同仁,并可交叉追踪因为项目产生的工作、行程、会议记录,皆可以图形的方式进行浏览。

项目经验分享

项目管理是企业内部经验传承的重要来源,做好项目管理能够在每一次的项目过程,找到案件进行过程的值得保留并分享的作业模式,同时也可以针对待改善的流程进行作业调整,因此项目管理不仅只是详实记录,更重要的是要把已经记录的项目内流程,经由统计、分析而获得让企业更进步的项目模式。