采购管理基础知识

采购管理是企业运营的重要组成部分,主要包含采购计划管理、采购招标管理、采购合同管理、供应商管理、价格信息管理。

    一、采购管理之计划管理

采购计划管理要遵从综合平衡、实事求是、留有余地、严肃与灵活统一的原则,才能达到合理采购、进退两宜的管理目标。

制定一个好的采购计划方案,采购调查是重中之重,调查的目的是为了进一步收集相关信息,有了基础信息,分析工作时才有理有依。采购调查一般包括价值分析、物料需求调查和供应商调查。在做采购计划时,要明确其目的,比如:提前预估材料可能使用量和使用时间,防止供应过程中断,供应不顺畅就会影响生产和销售的进度。同时,也要考虑避免材料储存过多,这会占用现金流和仓库空间。

    二、采购管理之招标管理

招标管理一定要遵从“5R”准则:第一,合适的供应商(Right Vendor);第二,良好的品质(Right Quality);第三,恰当的时间(Right Time);第四,合理的价格(Right Price);第五,合理的数量(Right Quantity),即“5R”概括为适时、适量、适质、适价、适地。

公司招标的主要原则应遵循公开、公平、择优、诚实可信原则,以及维护公司利益、方便管理与计算原则。其目的是为了加强公司对招标工作的统一领导,规范招标活动,完善监督制约机制,杜绝采购中的不廉洁行为和暗箱操作,有效控制采购成本,保证质量。招标程序如下:1、招标申请;2、招标文件编制;3、招标文件的送审;4、招标形式和信息发布;5、招标文件的发放;6、招标文件的澄清;7、招标文件的接收;8、开标;9、唱标;10、评标;11、中标。

    三、采购管理之合同管理

采购合同管理,合同内容除了基本的当事人名称,买卖货物名称、规划、数量、单位和金额外,还应说明:1、质量标准、要求、负责人与期限;2、提货方式、地点和时间;3、物流费用和损耗如何处理;4、包装规格、包装物如何提供;5、验收依据、方式、地点及异议处理;6、随货的发货清单;7、结算方式及时间要求;8、违约处理;9、争议解决方法。

采购供应商管理其源头是对供应商资质的评估审查,主要审查供应商承担我方订单时的供应能力,其中包括公司订单特定物资、生产设备和可能的中介(代理)商,以及其上游的供应商和下游客户,当然我方的供应商必须是合法的,口碑和服务也很重要。针对生产厂家与中间商的内容不尽相同,其中生产厂家主要评估内容包括生产规模、生产能力、质量保证能力、信誉、服务能力等,而中间商评估内容只有供应物资的来源及能力、以往业绩、信誉、服务能力等。当然不是所有的供应商都要走评估审查流程,对于急需且数量较少,又不直接影响产品质量的物资,则可先采购,无须对供方评价,但要进行相应的现场验收或检验工作。

    四、采购管理之价格信息管理

价格信息管理简称价格管理,其重大意义在于为公司的采购合理定价提供历史数据做参考,在不影响采购进度和产品质量的前提下,帮助公司降低采购成本。公司如何制定合理的采购方案和仓库储存方案,可以通过以往长期采购价格数据和行业数据进行大量的分析。同时,在面对大型客户的询盘时,可以快速提供历史价格数据,准确无误的做出决策。

价格信息收集的主要途径有政府部门和行业管理部门发布的相关价格信息、互联网查询、采购员市场调查、采购招标产生的价格、企业发布的价格信息等。