采购管理的原则及采购管理系统的应用

采购管理是每一家企业管理中必不可少的一个环节,如何做好采购管理及采购计划管理对企业来说至关重要,如果采购管理工作不到位,就会导致产生许多问题,比如供应商没有及时交货,就会导致厂线停工待料,如果采购量不能准确的把握就会导致许多的呆坏料,占用企业的资金等等问题。

采购管理中我们经常会讲到5R的管理,5R管理指的是采购管理为销售部门或者生产部门提供适合的供应商,适价、适质、适时、适量的产品物料。

适价:价格永远是企业采购比较敏感的焦点,采购可以通过许多渠道取得相应的报价,然后进行比价、议价、最终确定合适的价格。

适质:采购可以通过各种手断判断供应商的质量,比如供应商的品牌,以及类似客户使用情况或者采购检测方法等进行评估供应商的质量。

适时、适量:这两点主要配合采购计划进行,如果有上采购管理系统,可以通过系统中的MRP进行分析,系统会根据生产的需求量、仓库库存量及厂线占用量等进行核算,得出比较准确的需求量和采购时间点,以提供给采购参考和计划。

合适的供应商:主要可以根据以往的合作经验,或者通过同行的评价,以及在业内的影响力、公司的品牌知名度等找到合适的供应商。

采购管理还存在几个常见的问题:

采购物料超收,温水煮青蛙式的库存囤积。这种可通过采购管理系统设置超收率,如果收货数量大于采购数量一定的比率时,就不允许收货。从而不会导致每次都超收,造成资金占用。

采购订单进度跟催困难,影响生产进度及订单货期。这种情况可以通过采购管理系统的订单跟催报表,针对供应商进催货,因为系统中有收货日期,可以通过当前日期以收货日期进行比较,把需要跟催的单据通过系统列出来,以方便进行跟催。

采购物料漏采,这种情况企业也是常见,如果有用采购系统的MRP,就可以核算出计划采购的物料清单,然后采购就跟据这些清单进行采购,就可以保证不会出现漏采现象。

无法及时合理利用使用多余的物料,导致变成呆坏料。许多企业这块没有管理好,很容易认为企业是非常赚钱,结果年后一算,资金都不见了,都变成了呆坏了,而且有一些料有使用周期,就无法使用,只能当废料处理。这种情况,可以使用采购管理系统的呆坏料报表,查询了解具体物料在仓库中存放周期,以进行及时使用。还可以通过替代料的管理,把能替代的物料给消耗掉。

采购对账困难,由于制造业采购的物料也比较多,而且每家供应商账期都不一样,许多都是月结N天等,同时许多料不能一次到货,分批进行,所以和供应商结账比较麻烦,如果手工作业就很容易出错,可以通过采购管理系统根据设置不同的条件,生产应付账款及采购管理系统的对账报表和供应商进行对账,以解决对账麻烦的问题。

总之采购管理应该把主要的时间利用在如何选择供应商选择价格合理的产品及原料上面,而不能把时间花在下订单对账等上面,这种麻烦费时间的事情可以通过使用好采购管理系统,以快速有效处理,从而让企业节省更宝贵的资源。