ERP系统对采购资金的信息化管理

ERP系统对政府采购资金集中管理的预先审核与预警

1、在ERP系统管理中首先体现在对采购财务的集中权管理,包括应付采购款项、采购工程、货物和服务以及采购库存资金的管理,同时可以编制采购资金滚动预算,并通过系统程序自动控制。

2、集中采购机构或采购代理机构可以通过ERP系统的全面采购资金预算功能设置统一控制标准,把采购资金的流向风险控制在事前预测阶段。

3、采购资金预算、计划或目录的预先审核。ERP系统通过做报价单自动生成采购申请单,采购订单直接引用采购申请,同时通过报价单系统自动生成采购预算、采购计划、采购目录预审核表,内容包括采购业务需要资金控制的各个方面,如采购付款条款、资金支出额度、供应商信用等级等,采购人可通过相关信息和指标的计算综合判断是否通过审核。

4、对供应商的信用进行预警式控制。在ERP系统中创建通过预审采购支出资金额之后,系统通过应付帐款管理实现信用控制。

5、对采购费用支出实行预警控制。通过成立采购成本预测中心控制模块,实现对采购费用支出的实时控制,将实际发生数和各成本中心的总费用预算进行对比,支出如微量(属于小数点范围内的个位值)超预算,系统会亮黄灯警告,如严重超预算系统会亮红灯禁止通过(不能进行采购资金的结算)。

通过以上这种预警功能,ERP系统可以严格控制采购超费用预算的情况,预警解除需要追加预算或调整预算来实现(系统还可以对采购成本或采购效能范围内的实时生成实际与预算对比报表)。

7、对采购预付款实施预警控制。通过ERP系统的创建,可促使采购订单及时查询是否收货和收到发票,发票校验后自动生成应付采购帐款。如果采购付款超出原采购订单金额,系统会自动弹出窗口或横条提示超过采购订单(采购合同、采购签约)金额或预先设定的相应的供应商预算额度。

8、采购库存量的高低位预警控制。ERP系统内设有安全的库存量,可以定义理想高位库存数量和金额,并通过开发报表实现的预警功能自动提示存货的短缺、超储和超时库存等异常状况:如果超过警戒线,系统会自动报警;如果低于安全库存量,会自动生成采购计划、采购目录,从而准确判断采购的需求提前量、预留库存量以及可用库存量,最大限度地减少采购库存资金占有率。

ERP系统对采购资金信息的过程跟踪与定期分析评价

1、对采购付款环节实时过程跟踪。ERP系统应付帐款明细帐中,以绿灯表示帐目已经被清理状态,红灯表示没有被清理,且只要看看红灯状态的净值到期日就一目了然;红色闪电表示该笔应付采购款项已经过期,白色日历表示该笔应付采购帐款未到期,黄色的灯闪表示该笔应付款已经到期,这些符号更直接反映了采购应付款的直观情况,更便于对采购资金去向的监管。

2、对采购付款环节实时过程跟踪。通过ERP系统的报价单会自动生成采购申请,采购人订货时创建的采购订单时可引用采购申请,实现在ERP系统的采购订单中就可以查到物货的供给情况。

3、ERP系统还可以实时查询应付款计划,再按合同规定的付款期限和条件给供应商付款。无论是在某个供应商的明细帐中,还是在某个采购订单中,或是在工程类采购物料的单据流中,只要知道一个信息即可查询到系统中相关的所有信息并按不同字段对信息进行筛选、查询、分析和评价。

4、ERP系统可定期生成采购资金付出的情况表,使政府采购监管部门、采购人等及时知晓采购库存量和资金的流向等情况。

5、采购人可按预算进行预付货款和应付帐款在ERP系统中实时更新,在采购付款计划表中既可查看采购汇总金额,也可查看到某个供应商或工程类供物料的采购订单行项目的付款情况。