传统产业如何评选ERP

做好先前的准备,才是省钱与成功的第一步

把需要记录的日常作业打到计算机里是一种作业流程计算机化的过程, 但并不代表这样就是信息化,充其量就是“数据化”, 而非“信息化”, 因此在早年传统产业的计算机运用,反倒是以人工操作与窗体进行手工记录,再以EXCEL 这样的软件作为管理所需的基础架构,EXCEL 就像是一个超级无敌的工具,因应企业内部不同的需求, 不同的想法,任何人都能够用EXCEL创造出自己想要的表格,这些历久弥新的人工表格与EXCEL报表就变成了企业内部沟通的语言, 也变得理所当然,当数据越来越多,流程越来越多,这些空前的表格创造力也将造成研究影响企业发展的障碍,缺乏流程的完整性,各自为政的表达模式都影响了管理的广度与深度。

正航erp企业最适矩阵
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规划的方式进行导入

笔者认为ERP建置的评估,有大多以下问题可能必须先行沟通,传统产业在ERP的评估与后续导入有一定的程序,也可归纳出几种常见的方式。

1.企业内部讨论需求后,找到一套合用的ERP系统,因缺乏经验,以一套大致合用的ERP做为管理主轴,完全依照此ERP与系统顾问规划的方式进行导入。

2.企业内部讨论需求后,找到一套“可能适用”的ERP系统,选定系统再与导入顾问讨论后,依此套ERP可行的方式进行辅导,与现行流程会有差异的部份,可接受改变公司流程处理。

3.企业内部不进行讨论,直接委由顾问师了解企业高层对此次e化的重点要求,深入了解各部门的现行作业窗体、流程,瓶颈与需求,再提出完整e化计划书,企业再依照e化计划书进行ERP厂家与系统评选,获选ERP厂家依此e化计划书执行ERP导入程序。

羊毛出在羊身上,时间的成本当然也会反映在未来的报价中,上述三种方式也会造成不同的建置成本

1.软件购置成本 + 软件修改成本 + 标准导入费用

2.软件购置成本 + 软件修改成本 + 标准导入费用+ 协商方式导入费用 + 额外流程讨论时间

3.前置流程讨论 + 专业提案E化报告书+ ERP评选标准撰写 + 软件购置成本 + 软件修改成本 + 导入费用+ 流程检讨修正时间

作业流程的信息化整合

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一般而言,ERP在企业的运用代表着企业管理流程与作业流程的信息化整合,将人工操作全数转换ERP的过程,并非仅是采买软件,而是企业内部也必须配合进行流程再造,毕竟企业要采购一套ERP不会没原因,没有方向,没有期望。要评选ERP前,企业内部因应未来的系统变革,建议成立项目编组进行ERP相关评估,这个过程包含各单位,各部门,用户,决策者的相关讨论与决议。

大多数ERP的评估阶段,基本上都是由企业先行提出内部需求后,ERP厂家佐以标准系统为主轴进行功能面上的介绍,让客户容易比较出差异性,再进行可行性的评估报价与提案报告。由于企业内部先前已经过完整讨论,充分了解所需的功能需求。当软件厂家进行ERP系统功能介绍与提案时,项目评估组员可以自行判断此ERP的可用性,项目评估人员也可了解不同ERP系统功能对于现有流程的影响,评估此ERP是否适用。

或许有些读者正评估ERP,也会说“就是没经验才要找专业的ERP厂商进来评估”,坦白说,没有人会比企业员工更了解企业所需的完整流程,也没有人会比企业老板更了解企业的权力结构,更没有ERP厂家会比您更了解自身的产业,因此笔者强烈建议在评选ERP之前必须先完成内部需求的完整讨论,也必须由主事者先行定义需求冲突时所采取的基本原则

企业如何评估ERP系统

 

一般而言,如果企业评估前并没有一个完整的想法,建议可实行下面的做法:

1.准备现有的作业流程图 OR SOP

2.准备现有作业窗体与报表

3.依照现有作业窗体与报表提供ERP厂家一个完整的案例

举例来说,一个产品要进行生产前,企业的SOP有一份对此产品估价报告,要生产前客户会下一P/O,有了P/O生管会进行排程,排程完毕会发出制造命令,生产单位依照此制造命令进行生产,各制程生产完毕会进行完工或是入库…当然这些过程也会产生管理上所需的各种报表需要企业提供的就是同一个产品,从产品估价,P/O,排程,制造命令,完工,入库,各种报表从头到尾同一个案例的完整流程数据,如果提供的是东一张,西一张的窗体,内容却没有任何关联性, 如何完全无关的零散数据中发掘出未来作业面可能产生的问题?

ERP厂家真正了解企业实际所需功能,再依企业提供的实际数据进行系统展示,才能进行必要的流程差异,与预计客制修改分析, 展示系统流程就和日后人员使用情况大致相同,人员所面临问题也会在当下提出来讨论,大幅减少导入的冲击,可为企业节省导入成本以及加快导入时间,减少日后需要客制的状况发生。

评选ERP前的前置准备作业原本就是企业内部ERP评估项目人员,或是外聘企管顾问担任的工作,倘若在选定ERP厂家前,完全不先进行内部的需求整合与讨论各唱各的调,也无项目负责人统和,一旦规划产生冲突时,到底该听谁的呢?买了系统却因为这些冲突处处动弹不得,要如何确保导入成功呢?

事前的准备才是省钱与成功的第一步

或许会有很多人会认为,计算机化这么普及,大多数的企业也都购置计算机,所谓日常作业计算机化应该是很普遍,在现在的ERP市场上您可以上网买到一套3000元的ERP,也可以花个3000万大张旗鼓的导入一套国际级的ERP,再买几套BPM,EIP,CRM,BI,信息安全系统,只要愿意花大钱应该不会有买不到的软件与服务,但对于一个兢兢业业经营多年的传统产业来说,把钱花在刀口上应该是一个永远不变的法则,做好先前的准备,这才是省钱与成功的第一步!