电子表单系统的好处与便利性

企业信息化的演变

企业信息化由来已久,企业信息化这个名词整体的演变,已经有了很大的变化,从最开始仅仅只为了减轻员工劳力的付出,到后期企业信息化讲求的甚至是在符合企业内稽内控的前提下,以信息系统所促成的业务模式、组织经营架构,以信息系统的角度创造出企业流程的标准化,并快速地响应企业所需求的数据,供企业衡量参考未来的经营走向,甚至未来的战情、策略。所以,经过长期的演化至今,企业信息化已经不再是单纯要将原本人工处理的作业模式改成以计算机执行而已了。

正航电子表单签核

多点的企业经营

以现在的企业经营来看,无论企业的规模大小,假设不考虑那种有多个经营事业体,并且是跨国性的大公司,需求IFRS或者是企业的集团合并帐,哪怕公司仅仅只是中小型企业,都可能会面对公司的员工工作地并不在公司内部,比方要考虑公司经营的方便性或者是交通的方便性,公司应该会设定在比较适合的地方,但公司的仓库就会是另外的考虑,或者是公司的业务整天在外面跑客户,根本不会进公司,想要看一下自己的销售状况或者是处理一些工作,如果还要打电话回公司请人代劳,也是很麻烦的一件事。

除此之外,在一些公司,工作的弹性比较大,难免要回家处理一些事情,或者是老板随时想要了解公司业绩的状况,就不是以往的人工操作可以达成的。但企业信息化除了提供多点经营的方便性之外,更为重要的是企业信息的整合,除了公司和仓库是分开来的,甚至还会经营多个事业体,在地区和产品都不同的情况下,老板可以轻易地看到整合各个事业体的损益表或是资产负债表,并针对数据的内容以及比较,如何调配人力或者是调整经营模式,才是信息系统整合数据的价值。

ERP系统该不该设定管制点?

假设目前公司已经有基础的ERP系统,处理一般的进出货或者是出纳都没有问题,以现今的交易模式来说,公司从初期填补客户的需求到现在必须提供客户全面的完整解决方案,所以企业经营面必须要广。但实际上为了公司同仁可以很方便的使用系统往往会把弹性拉的很大,举例来说: 出货的时候只要没有低于成本就好,或者是货来不及进了,业务赶着出货,单子先打了再说等等之类的交易习惯,公司内部几乎每天都在不断的发生,但仔细思考一下,业务的业绩、员工的效率和公司的盈亏,并不会画上等号,或许某一笔交易进货价是100,所以业务只要以105卖出去,业务就有业绩奖金可领,但公司花了一个业务、一个助理、一个仓管人员以及一笔运费,实际上公司真的有赚钱吗?我想答案很明显。

但如果公司于ERP系统设定这些管制点,除了人员每天跑来跑去找人盖章核准之外,主管或是老板也必须整天在公司坐镇,否则少盖一个章就少赚一个钱,员工也怨声载道,于是把这些管制点拿掉,但管理人员就很难了解实际实务上的状况,调整公司的流程,甚至是业务赚钱老板亏钱的状况。

正航核决流程分析

云端签核(Web Flow)的重要性

模块流程分析
模块流程分析

公司必须要有这些管制规则,在现在网络信息爆炸的时代,除了家家户户都有网络之外,也几乎人人手上随时都有智能型手机或是平板计算机,企业想要将ERP系统和云端的签核系统整合在一起,绝对不是一件难事,公司将规则标准化,假设某些单据超出这些标准,那么就由系统实时发出通知给管理阶层的人员,由管理人员来判断是不是可以接受,要不要核准这些事情,甚至可以把整个公司的人员都架构起来,管理阶层自己没有办法下决策,直接可以跟其他人做意见的沟通,甚至公司也可以设定一些防堵机制,某些特殊流程需要多人同意会签,或是只要大部分同意就可以继续执行。FLOW的作用除了核准之外,同时也可以做到通知的功能,比方公司现在有使用ERP系统,业务人员打了一张标准的出货单,如果可以让系统自动通知仓管人员以及所属的主管,除了可以节省自行确认以及通知的时间,更可以减少失误的机会。

所以假设公司可以架设一套合适的签核系统,不仅作业人员可以很快速得到响应,也可以实时知道自己的申请目前在哪个阶段,不需要跑来跑去找人盖章以及打电话找人,管理阶层也可以很放心的去扩展事业体,不用每天花时间处理这些琐碎杂事,而是把时间花在对的事情上,企业才有机会在现今高度竞争的社会拔得头筹。

正航内部用印申请单

WEB BPM 高效率的协同作业模式

内部用印申请单
内部用印申请单

企业除了ERP内规范的交易流程单据(EX: 出货单or采购单)之外,其实还有很多是ERP系统无法规范的作业流程,举例来说,员工出差的申请,或者是合约用印的申请以至于离职的申请等等,都不大可能出现在企业的ERP系统中,绝大多数的公司在面对这些ERP规范之外的流程的时候,采取的还是传统纸本的签核机制,除了无法实现无纸化、归档困难之外,员工也很难了解每一种纸本功能的流程,费时又费力。

这时候,企业可以使用BPM电子表单系统来解决这个问题,简单来说,企业可以运用这种系统,将ERP系统之外的各种窗体,制作成标准的电子表单格式,可能有人会认为,这些OFFICE就可以做得到,表面上看来是没错,但BPM电子表单系统的价值在于整合FLOW签核系统,好处在于人员不用每处理一件事就要拼命问人该怎么跑,FLOW签核的流程只要架构好,人员仅需要打单,后续的流程就交给系统自动去跑,不只人员轻松,工作效率大幅提升,公司也更容易管理这些窗体,更加深企业信息化的完整性,并且真正达到高效率的全公司协同作业模式。