ERP软件系统选型的常用指标

 一、与供应商相关的指标

相关的统计数据显示,目前,我国的ERP软件供应商大约有三千多家。再加上国外的软件公司,国内现有的ERP供应商应该在五千家左右。那么,如何从这些分居各地、大小不同、良莠不齐的公司中选择出自己需要的企业呢?

1、公司规模

公司规模的度量指标有很多种,研究中主要采用的指标有销售额、员工人数、总资产、净资产、股票和债券的市场价值、销售成本、子公司数目、企业增加值等等。但使用最多的是销售额、员工人数和总资产三个指标。

不同行业公司规模指标不尽相同,以计算机软件行业为例,可以分为以下几种:

①微型企业

公司员工在100人以下,咨询实施人员在30人以下,公司全年销售额达到300万元。

②小型企业

公司员工在100人(含)以上500人以下,咨询实施人员在30人(含)以上100人以下,公司全年销售额在300万元(含)以上,1000万元以下。

③中型企业

公司员工在500人(含)以上1000人以下,咨询实施人员在100人(含)以上300人以下,国内部分省市拥有分子公司,公司全年销售额在1000万元(含)以上,5000万元以下。

④大型企业

公司员工在1000人(含)以上,咨询实施人员在300人(含)以上,国内部分省市拥有分子公司,有条件的拥有跨国分子公司,公司全年销售额高于5000(含)万元。

公司规模只是一个参考指标,不是决定性指标。IT行业技术更新速度快,淘汰率高,小企业更容易接受新技术、新理念,在转向上有先天的优势;而大企业过于庞大的组织机构往往会限制其对新兴事物的接受,存在固执守旧、官僚主义严重的现象。另一方面,小公司组织层级较少,沟通更加顺畅,对客户需求的反应也较快,能够更好的响应客户的请求;小公司的人力成本相对较低,企业二次开发的成本也相对较低。但是,相对于小公司,大公司的抗风险的能力普遍更强,08年金融危机后,小公司的生存空间遭到压缩,不少小公司抗不住压力,纷纷破产,这种情况会使企业遭受损失。

    2、行业背景

企业的行业背景是ERP供应商主要从事某个行业的ERP项目咨询实施,并取得了很好的成果。通常来讲,ERP系统是一个通用型的系统,但是由于每个行业都存在自己的行业特性,ERP系统必须针对其行业做出必要的调整,以适应不同行业的需要。如果ERP软件供应商不清楚行业特点,方案失败的风险必将增加。如果ERP软件供应商已经在某行业里有过一些成功案例,甚至已经在该行业里的ERP市场中占据主流,那么企业选择这样的供应商就是相当有保证的。

“术业有专攻”,作为ERP供应商来讲,不可能、也没有必要在所有行业中都占据头把交椅,只要做好对本公司而言最重要的几个行业就可以了。这样,有利于公司发挥自身优势,形成核心竞争力。

    3、企业的市场占有率

企业的市场占有率即市场份额,指一个企业的销售量在市场同类产品中所占的比重,表明企业的商品在市场上所处的地位。市场份额越高,表明企业经营、竞争能力越强,软件被更多的组织所运用,软件的成熟度越高,软件的适用性越好,出现无法解决的问题概率越小。

察看供应商的市场份额,不仅仅要看其在整个ERP市场所占的份额,还应该考察它在具体行业所占的市场份额,在某个行业的市场份额越高,说明该供应商在这个行业的产品越成熟。

    4、可持续发展能力

任何一家企业,在其发展的过程中,都有可能会遇到这样或那样的问题,有的问题可能会直接导致企业的经营困难甚至是企业破产,一旦发生这种情况,即使是实施的很顺利的项目,也会面临失败的危险。

企业要ERP产品选型时,特别要考察该公司的可持续发展的能力,对抗风险的能力。作为ERP项目,通常时间的跨度比较长,短则几个月,长则好几年,在这么长的时间里,市场可能会发生很大的变化,原来的优势也可能会转换成劣势。一旦发生重大变化,公司的可持续发展能力或者对抗风险的能力比较差的话,会给客户带来不可弥补的损失。

二、与软件相关的指标

目前,我国的ERP软件供应商已超过五千家,我们在软件选型时,常常会陷入“ERP软件之海”中,在大量“同质化”严重的软件中,我们着重需要考虑那些指标?

    1、软件的可扩展性

ERP软件有一个良好的扩展性是非常有必要的。

首先,ERP软件自身就是一个多模块软件,各个模块之间需要相互补充,模块之间的数据也需要相互流转。其次,ERP软件需要能够适应企业组织结构的调整,任何一个企业都是处于不断变化的过程中,组织结构的调整是很常见的,此时,就需要软件能够对企业的组织结构调整做到适应,而不能因为组织结构的调整过分影响企业的ERP软件的运行。第三,企业信息化是不断发展的,有可能企业之前会使用其他软件商的软件,也有可能会在以后需要同其他软件商的软件进行对接,这个时候就需要有一个良好的扩展性以便于企业的业务扩充。最后,ERP软件是一款通用型的软件,但是企业又往往具有独特性,这些独特性会直接影响企业对软件的后续实施和使用。良好的扩展性有利于企业独特性的展现,能够让企业运用起来更加熟悉、更加得心应手。

    2、系统的稳定性

ERP系统的稳定性是ERP软件质量好坏的重要因素,在选型的过程中需要特别关注。软件系统不稳定,会给用户带来一系列的麻烦,比如:核算数据不准确影响报表的正确性;出入库不严格,车间多领料,造成仓库多发或少收的现象,导致企业仓库数量及应收、应付账款不准确;账实不相符,不能正确提供制订计划用的参考数据等,这些都是ERP系统不稳定造成的直接后果。更为严重的是系统性能低甚至瘫痪,导致不能开单,造成业务停滞,业务人员无**常工作等。

那些情况会造成系统的不稳定呢?

①新版本发布。软件新版本发布后,正处在不停升级、不停打补丁的状态中,这导致软件的稳定性比较差。企业用户往往是试用的对象。而系统的不稳定,经常给企业带来了很多麻烦。待到一段时间之后,新版本所出现的问题基本处理的差不多了,这个时候的软件的稳定性就比较高了。

②新的解决方案发布。ERP软件供应商一般会针对不同的行业推出不同的行业解决方案,如果这一行业是该供应商新进入的领域,供应商对此行业的特点、需求把握不到位,也会存在软件不稳定的现象。而这一行业是该供应商早已进入的领域,软件的成熟度相对较高,稳定性也较好。

    3、软件的适宜度

ERP软件的适宜度分为ERP软件的功能适宜度和ERP软件的管理适宜度。

ERP软件的功能适宜度,指ERP软件的功能模块与特定企业的业务需求相适宜,应尽量满足企业的实际管理需要,主要包括系统管理思想的先进性、功能完备程度、系统的集成性、可操作性、可维护性、安全性、开放性、二次开发等内容。ERP软件的管理适宜度,主要根据企业的生产经营特点、管理的规范程度、人员素质及配备、硬件资源、资金预算等因素选择ERP软件。

在目前软件功能大体相似的情况下,选择管理水平与企业目前管理水平相似,并略高于企业目前管理水平的软件,是比较明智的选择,能够让企业提升自己的管理水平,又不会让企业员工适应的太辛苦。但同时也要注意软件管理水平的可提高性,防止企业管理水平高于软件管理水平的情况出现。

三、咨询实施

现今市场ERP项目中,ERP软件的价格通常只占总价格的60%一70%,软件的咨询、实施及后期服务往往会占到总价格的30%~40%。为什么会产生分开报价的方式呢?因为现在的企业越来越清醒的认识到,ERP软件咨询、实施及后期服务往往能够影响ERP项目的成败。

企业在准备实施前,需要咨询团队帮助企业进行调研和需求分析,由于企业方知识、经验、管理水平的原因,考虑的不周全的地方,需要咨询团队代替客户方提出需求。在实施过程中,需要有管理咨询团队帮助企业进行业务流程重新设计、组织机构调整及制定一套规范的实施方法,咨询团队还应考虑到企业管理水平提高后的需求,并据此预留出实施方案,以满足企业在不同管理阶段的需求。同时,ERP软件作为通用软件,无法满足企业的特别需求的时候,具有较强二次开发能力的咨询团队才能帮助企业提高ERP的实施效率。

四、后续服务

ERP系统供应商服务水平评价指标,主要包括供应商实施能力、项目管理水平、提供的培训、顾客服务、版本的升级服务等内容。ERP系统的后续服务通常包括软件培训、软件升级、日常操作维护等等,通常会采用下列方式:

驻场服务:在实施现场直接负责相关系统的运维工作。实施方根据合同条款,派人进行进入客户现场,直接处理相关工作,并把驻厂每天所做的工作及完成情况,录入《上门服务单》。并必须经客户认可,形成客户签字或以其他方式记录。这种方式的优点是能够迅速解决问题,简单高效,缺点是对于客户方来说,成本较高。

电话/E—Mail,QQ,售后服务系统支持响应服务:实施方通过电话等方式响应客户,远程解决问题。这种方式的优点是速度快,响应及时,成本低廉,难点在于问题的描述与解答,可能会造成沟通障碍。

远程服务:通过电脑远程操作进行问题处理;这种方式的优点是实施方能够直观的面对问题,效率高,缺点是对网络的要求比较高。

现场支持服务:实施方接到用户的求助后,派人到现场诊断、解决问题;优点是相对驻场服务,成本低,实施人员达到后能够迅速解决问题,缺点是响应时间较长,差旅费大压力较大。

系统培训:根据相关合同条款及规定,实施部、售后服务部向客户了解软件使用情况及需求,制定相关的培训专题,并组织客户培训。优点是一次性能够解决大多数客户存在的问题,缺点是集中客户难度较大,成本较高。

五、价格

ERP软件的价格主要包括软件购置费用、咨询实施费用、培训费用、售后服务费用等。ERP软件的价格差距较大,从几万到几百上千万不等,一般来讲,知名公司的软件产品由于其成熟性、稳定性、后续维护能力好,解决专业问题的能力强,价格也相对较贵。企业应根据自身实际情况,合理控制预算,寻找企业能够负担的软件,切忌不可盲目追求知名公司,与其他企业攀比。

企业发现自己的预算与软件价格有差距时,可考虑采取分批次实施ERP项目,即先上可以上的模块,待以后条件成熟了,再上其他的模块。这样一方面可以让企业尽早接触先进的管理思想、管理软件,另一方面不会加重企业的负担。

备注:所谓同质化,是ERP软件在性能、价格、解决方案等方面趋同的现象。